Что такое удалённая работа?
Законодательство о труде не содержит определение удалённой работы. Вместе с тем, многие специалисты в области права ставят знак равенства между работой удалённо и дистанционной работой, определение которой есть в трудовом кодексе.
Справочно: Дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (Статья 3071Трудового кодекса Республики Беларусь).
Мы будем придерживаться того мнения, что работник, выполняющий работу удалённо – это любой работник, кто работает без прямой и немедленной поддержки начальства или коллег. Проще говоря, если коллега не может видеть или слышать сотрудника, работает в одиночку, это является удалённой работой, будь то весь рабочий день или только его часть.
В свою очередь не все работники-одиночки обязательно должны работать полностью изолированно от людей. Существуют различные ситуации, которые важно учитывать при выявлении работников, работающих на удалении. К тем, кто работает удаленно или дистанционно, могут относиться:
- сельскохозяйственные рабочие
- смотрители парка и полевые ученые
- водители грузового транспорта дальнего следования
- охранники
- торговые представители
- риелторы
- лица, совершающие деловые поездки
- работники здравоохранения, почтовой службы при посещении клиентов на дому
- круглосуточная станция технического обслуживания и продавцы мини-маркета
- те, кто работает из дома.
Люди, работающие удалённо, часто сталкиваются с теми же опасностями, что и любой другой сотрудник. Однако удалённая работа сопряжена с повышенным риском, поскольку с любыми опасностями приходится сталкиваться в одиночку.
В зависимости от характера работы, например, перемещение между объектами в городе или сельской местности, посещение клиентов на дому, работники-одиночки рассматриваются как более легкие мишени, что увеличивает риск насилия и агрессии в отношении их. Кроме этого удалённые работники могут подвергаться риску обычных опасностей на рабочем месте, таких как падения, движущиеся транспортные средства и поражение электрическим током. Риск возрастает при работе на не постоянных рабочих местах, которые не были оценены нанимателем с точки зрения риска.
Аналогичным образом, если работник работает удаленно или вне поля зрения и слышимости своих коллег, и ему потребуется неотложная медицинская помощь при сердечном приступе или обмороке, получение немедленной поддержки и оповещение служб экстренной помощи может оказаться затруднительным без находящихся поблизости коллег. Работа в одиночку создает проблемы с получением немедленной помощи и медпомощи при несчастном случае.
В некоторых ситуациях работник может находиться один на короткое время или в течение нескольких дней в удаленных местах, например, на фермах. Такой работник может столкнуться с дополнительным риском для своей безопасности, если рядом нет никого, кто мог бы помочь подсказать решение как действовать в той или иной ситуации. Другой работник мог бы сообщить об опасностях или предоставить информацию, инструкции о том, как безопасно выполнять задачу. Когда коллеги рядом, они также могут заметить, если вы устали или делаете ошибки.
Чтобы наладить систему работы, обеспечивающую эффективную связь с работником, выделим основные опасности, повышающие риск удаленной работы, которыми должен управлять каждый наниматель:
- подверженность насилию
- психологические травмы или психическое здоровье
- плохой доступ к экстренной помощи.
При управлении рисками следует учитывать:
- продолжительность времени, в течение которого человек может работать в одиночку
- время суток, когда человек может работать один
- систему общения с работниками
- место работы
- характер работы, а также навыки и способности работника, включая любые медицинские противопоказания.
Предпочтительные способы управления рисками:
- регулярный мониторинг ваших работников с помощью телефонных звонков или периодических посещений
- наличие процесса регистрации, при котором работники должны связаться с «домашней базой» в назначенное время
- наличие плана реагирования на чрезвычайные ситуации, если работники не явились в оговоренное время.
При внедрении средств контроля следует учитывать:
- систему выдачи распоряжений
- планировку и дизайн рабочего места
- информацию о передвижениях работника, если такие ведутся
- обучение, подачу информации и инструктирования по вопросам охраны труда
- первую помощь на рабочем месте
- системы связи.
Оценка рисков
При проведении оценки рисков для сотрудников, работающих на удалении, наниматель должен учитывать опасности, связанные с выполняемой работой, людьми, с которыми они могут контактировать и различными условиями, в которых они находятся и работают.
Следующие 5 шагов позволят вам легче провести оценку рисков.
Шаг 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ОПАСНОСТИ
Поговорите со своими работниками-одиночками и узнайте у них о любых выявленных ими рисках. Проанализируйте прошлые инциденты и события, которые могли привести к производственному травматизму и определите причины. Изучите распространенные опасности, выявляемые ранее компетентными органами (например, на сайтах министерства труда и соцзащиты Республики Беларусь, департамента государственной инспекции труда, местных органов власти), и подумайте, могут ли они присутствовать на ваших рабочих местах
Шаг 2. ОПРЕДЕЛИТЕ, КОМУ МОЖЕТ БЫТЬ ПРИЧИНЕН ВРЕД И КАКИМ ОБРАЗОМ
Далее подумайте о том, кто из ваших сотрудников может пострадать от выявленных опасностей. Возможно, опасность связана с конкретным рабочим местом, которое посещает только один сотрудник, или, возможно, опасность относится к работе, выполняемой несколькими работниками на удалении.
При этом следует принимать во внимание опыт и уровень подготовки ваших работников-одиночек.
Шаг 3. ОЦЕНИТЕ УРОВЕНЬ ВРЕДА И ПРИМИТЕ РЕШЕНИЕ О СООТВЕТСТВУЮЩИХ МЕРАХ ПРЕДОСТОРОЖНОСТИ И ПРАКТИЧЕСКИХ ШАГАХ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ПРЕДПРИНЯТЬ
Как только опасности будут выявлены, вам необходимо решить, насколько велика вероятность причинения вреда и каков будет уровень вреда для вашего работника-одиночки.
Практические шаги, которые можно было бы предпринять, включают обучение по вопросам охраны труда, внедрение средств безопасности и обеспечение безопасности рабочих мест.
Выявив не одну, а ряд опасностей, расположите их в порядке важности и в первую очередь обращайтесь к наиболее серьезным рискам. Подумайте стоит ли вводить краткосрочные меры контроля в отношении опасностей, которые могут привести к несчастным случаям или ухудшению здоровья, в то время как вами принимаются меры по контролю риска в долгосрочной перспективе.
Шаг 4. ЗАПИШИТЕ ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ
Ваши записи должны быть простыми, понятными и фокусироваться на системах контроля, которые вы внедрили. Ведение записей позволит вам пересмотреть прошлые оценки рисков и предоставит вам исходные данные в случае угрозы возникновения несчастного случая или инцидента.
Письменная оценка рисков должна показывать, что:
• проверка была проведена тщательно
• вы рассмотрели, кто из работников может пострадать от опасностей
• вы предприняли все разумные шаги для контроля выявленных опасностей
• оставшийся риск невелик
• в этот процесс вовлечены как сами работники, так и специалист по охране труда
Шаг 5. РЕГУЛЯРНО ПЕРЕСМАТРИВАЙТЕ ОЦЕНКИ РИСКОВ И ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ОБНОВЛЯЙТЕ ИХ
Рабочие места не всегда могут быть постоянными. Ваше предприятие может расширяться, происходит найм новых сотрудников, внедрение нового оборудования, технологий или способов производства, в следствии этого возникнут новые опасности. Также может оказаться, что внедренные вами процедуры оказались неэффективными и еще многое предстоит сделать для контроля рисков. Поэтому важно регулярно пересматривать оценки рисков для работника, работающего на удалении и действующие в организации процедуры обеспечения безопасности его труда.
Анализ оценки рисков потребует от нанимателя поиска ответов на следующие вопросы:
• произошли ли какие-либо существенные изменения на рабочем месте?
• были ли эффективными политика и процедуры по охране труда?
• выявили ваши работники, работающие на удалении, какие-либо другие проблемы?
• произошли какие-либо несчастные случаи или инциденты?
Выявив при анализе какие-либо проблемы, повторите выполнение шагов 1-4 и обновите оценку рисков.
Политика работы на удалении
Исходя из вашей оценки рисков, вам необходимо будет разработать политику в отношении тех людей, которые работают удалённо. Политика работы на удалении – это документ, руководство, в котором будут изложены правила вашей компании по работе в одиночку и которое поможет вашим сотрудникам понять риски, связанные с их работой. В документе отразите практические советы и инструкции о том, как безопасно выполнять работы в одиночку.
Политика работы на удалении должна включать следующее.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ В ОДИНОЧКУ
Работодатель должен четко указать, когда будет считаться, что сотрудники выполняют работу на удалении, чтобы они знали, когда к ним применяется данная политика. Например, считаете ли вы, что те, кто допоздна работает в офисе в одиночестве, работают на удалении или ваша политика распространяется только на тех, кто покидает офис для работы на дому?
ОЦЕНКА РИСКОВ РАБОТНИКА НА УДАЛЕНИИ
Составьте список рисков, выявленных в рамках вашей оценки рисков, и разбейте их по должностным отношениям, местоположению и характеру работы работника на удалении. Если у вас есть несколько дистанционных работников, выполняющих разные обязанности, то в этом случае следует рассмотреть возможность написания нескольких политик. Это поможет вашим сотрудникам лучше понять риски, связанные с их работой и избежать необходимости знакомиться с не относящейся к делу информацией.
ПРОЦЕДУРЫ И МЕРЫ, КОТОРЫЕ ВЫ ВВЕЛИ В ДЕЙСТВИЕ
Вашим сотрудникам важно знать, какие действия вы предприняли для снижения риска и чего от них ожидают. Уместным будет проведение краткого инструктажа и обучения тем процедурам, которым должны следовать работники, выполняющие работу удалённо. Так будет работать политика работодателя в отношении них.
ЦЕЛЬ ПОЛИТИКИ БЕЗОПАСНОСТИ РАБОТНИКА, РАБОТАЮЩЕГО НА УДАЛЕНИИ
В этом разделе изложите информацию, которая сообщала бы сотрудникам о проявлении нанимателем заботы об их безопасности. Основное внимание здесь должно быть сосредоточено на выгодах для их благополучия, а не на ваших собственных выгодах или юридических требованиях. Уделив особое внимание безопасности и благополучию, поможет стимулировать соблюдение требований охраны труда.
ОБЯЗАННОСТИ КАЖДОГО СОТРУДНИКА, ВКЛЮЧАЯ РУКОВОДСТВО И РАБОТНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ НА УДАЛЕНИИ
Для того чтобы процедуры и системы работали, каждый задействованный сотрудник должен быть осведомлен о своих обязанностях. Четко определите, какие обязанности лежат на работнике-одиночке, а какие – на его руководителе.
КАК СООБЩАТЬ ОБ ОПАСНОСТЯХ ИЛИ ИНЦИДЕНТАХ
Опишите, как и когда ваши сотрудники должны сообщать об опасности или инциденте. Является ли это обязанностью работника, работающего на удалении или специалиста по охране труда? Нужно ли им заполнять какую-либо форму или у вас есть онлайн-чат для сообщения об опасности или инциденте?
КУДА ОБРАТИТЬСЯ, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ПОМОЩЬ И ПОДДЕРЖКУ
В каждой конкретной ситуации сотрудники должны понимать к кому им следует обратиться за поддержкой в случае необходимости.
Наниматель должен предусмотреть системы связи, чтобы работник мог в любой момент вызвать помощь в случае возникновения чрезвычайной ситуации. Сюда могут входить:
- мобильная связь
- системы спутниковой связи
- персональные системы безопасности или системы личной безопасности
- системы радиосвязи
- аварийные маяки, такие как персональный радиомаяк
Столкновение с опасностью в одиночку, будь то конфронтация, несчастный случай или неотложная медицинская помощь, можно определить, как, пожалуй, самый большой риск для работников, выполняющих удалённую работу. Наличие надежной системы коммуникации может гарантировать, что в таких ситуациях поддержка может быть получена как можно быстрее.
Самая простая форма общения с работниками-одиночками будет включать в себя либо обмен сообщениями, либо телефонные звонки, чтобы отмечаться в течение дня или задавать насущные вопросы. Вместе с тем такие методы могут оказаться неэффективными в ряде таких ситуаций как:
• забывчивость или самоуспокоенность;
• невозможность дозвониться на номер телефона;
• столкновение с агрессором;
• территории с слабым уровнем телефонного сигнала.
Потенциальные трудности, связанные с телефонными методами связи, могут стоить нанимателю времени и ресурсов или, что еще хуже, работник – одиночка может потеряться или быть недоступным для связи в результате несчастного случая.
План реагирования на чрезвычайные ситуации
Как и во многих странах мира законодательство Республики Беларусь также требует от предприятий наличия эффективного плана реагирования на чрезвычайные ситуации для всех сотрудников. Не составляет исключение, что такой план должен учитывать работников, находящихся и работающих удалённо.
В таком плане излагаются шаги, которые необходимо предпринять в различных сценариях, с четкими обязанностями каждого сотрудника. Планирование реагирования на чрезвычайные ситуации для работников-одиночек сопряжено с различными проблемами, поскольку даже в случае объявления тревоги их точное местоположение может быть неизвестно.
Здесь может быть полезным отслеживание местоположения работника по GPS. Знание точного местоположения работника, находящегося в опасности, может сэкономить драгоценное время при оказании требуемой помощи или медицинской помощи в экстренных случаях. Наличие общего представления о местонахождении всех сотрудников также может позволить руководителю отправить ближайшего сотрудника для проверки и оказания помощи своему коллеге.
Мировая практика
В настоящее время разработаны простые в использовании мобильные приложения, позволяющие работникам-одиночкам поднимать тревогу в различных ситуациях, предоставляя в центр наблюдения точную информацию о местоположении сотрудников, пока они работают удалённо. Достоинства таких приложений:
• режим низкого уровня сигнала
• мониторинг местоположения работника
• сеансы связи по расписанию
• регистрация на сеанс
• тревожная кнопка
• сообщение о панике
• предупреждения о сбоях в работе персонала
• двусторонняя аудиосвязь
• контрольный журнал и отчетность
• дополнительный мониторинг третьей стороной
Юридическая обязанность нанимателя
Каждый наниматель несёт юридическую ответственность за защиту своих работников, находящихся на удалении и обеспечение их безопасности при выполнении трудовой деятельности.
Лица предприятия, ответственные за сотрудников, обязаны проактивно выявлять, оценивать, контролировать и мониторить рабочие задачи и обстановку на рабочем месте. Должны быть выявлены риски и приняты все разумные меры для их устранения. Там, где риск не может быть полностью устранен, он должен быть сведен к минимуму настолько, насколько это разумно практически.
Ответственность нанимателя состоит в:
• проведении тщательной оценки рисков для работника, работающего удалённо
• разработке политики в области охраны труда и обеспечение её понимания всеми сотрудники
• принятии мер по снижению или устранению риска с целью создания безопасной рабочей среды
• предоставлении информации, инструкций, обучение работника-одиночки и надзор, где это уместно
Независимо от того, произошел ли инцидент или авария в результате несоблюдения законодательства в области охраны труда, это может иметь пагубные последствия для бизнеса.
Этими последствиями могут быть:
• низкая производительность труда и моральный дух персонала
• высокая текучесть кадров
• административные санкции со стороны надзорных органов
• дополнительные расходы, связанные с компенсацией, ресурсами и судебными издержками
• потеря репутации делового партнёра, у которого безопасность труда превыше всего
• отмена заказов на выполнение работ.