Наиболее распространенным заблуждением неопытного руководителя (начальника участка, цеха, структурного подразделения, мастера) является уверенность в том, что принятое им решение будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия подчинённых ему работников предприятия. Опытные, эффективно работающие руководители уже на стадии выработки решения ставят перед собой следующие организационные вопросы:
Кто из подчиненных будет реализовывать данное управленческое решение?
Каков уровень квалификации работника, который будет реализовывать данное управленческое решение?
Насколько данное управленческое решение соответствует квалификации работника, который будет его реализовывать?
Имеются ли ресурсы для выполнения данного управленческого решения, в каком объеме и все ли требования безопасности соблюдены?
Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды – залог успеха функционирования организации.
Контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определённых задач и достижения определённых целей. Поэтому контроль – одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Если в деятельности предприятия контроль как функция отсутствует, то обязательно предполагается наличие хаоса на таком предприятии.
Обоснование необходимости контроля за состоянием условий и безопасностью труда:
1. Исчезает неопределённость: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий, направленных на обеспечение здоровых и безопасных условий труда.
2. Появляется возможность предотвращения ошибок, инцидентов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь последствий.
3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить направления деятельности, которые помогают обеспечить безопасные условия труда и безопасность самих работников.
В работе направленной на обеспечение безопасности труда работников контроль должен выполнять ряд задач:
– выявление нарушений требований нормативных актов различных уровней;
– анализ причин этих нарушений (в том числе кадровых);
– корректировка, то есть разработка предложений и мероприятий по устранению выявленных нарушений;
– профилактика, разработка мер по недопущению таких нарушений в дальнейшем;
– применение мер дисциплинарного и материального воздействия, привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.
Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.
Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный. Кроме этого контроль может быть выражен и в других его видах (см. таблицу).
Таблица 1
Классификация видов контроля
| Вид контроля | Кто проводит | Объект контроля | ||
| По степени вовлечённости носителя контроля в процесс контроля, определения и реализации контролируемых результатов | собственно контроль — это деятельность, которая осуществляется непосредственно или косвенно зависящими от процесса лицами | А) Непосредственные руководители работ, начальники участков, цехов, служб и других структурных подразделений предприятия | Участок, цех, служба закреплённая приказом (распоряжением), должностными инструкциями, за ответственным лицом | |
| проверка (аудит) — это деятельность по контролю, которая осуществляется лицами, ни прямо, ни косвенно не зависящими от оцениваемого процесса, результата | Б) Служба по охране труда, общественный инспектор, внутренний аудитор | Все подразделения предприятия для службы по ОТ, конкретный участок общественного инспектора или согласно графика проведения внутренних аудитов | ||
| По принадлежности к предприятию носителя контроля | внутренний контроль | А) + Б) | Все подразделения предприятия | |
| внешний контроль | Органы надзора и контроля, органы сертификации и аудита | Все подразделения предприятия | ||
| По обязательности контроля | Добровольный (само) контроль | Работник предприятия | Непосредственно на своём рабочем месте | |
| Контроль согласно СУОТ | А) + Б) | Все подразделения предприятия | ||
| договорный контроль | Органы сертификации и аутсорсинга | Все подразделения предприятия, конкретное подразделение, служба, цех, технологическая линия и т.п. | ||
| контроль согласно законодательству | Органы надзора и контроля | Все подразделения предприятия | ||
| По объекту контроля | контроль за объектом | Непосредственный руководитель работ | Участок, цех, служба закреплённая приказом (распоряжением), должностными инструкциями, за ответственным лицом | |
| контроль за решением | Непосредственные руководители работ; начальники участков, цехов, служб и других структурных подразделений предприятия | Участок, цех, служба закреплённая приказом (распоряжением), должностными инструкциями, за ответственным лицом | ||
| контроль за результатами | Начальники участков, цехов, служб и других структурных подразделений предприятия; служба по ОТ, общественный инспектор, руководство предприятия | Участок, цех, служба закреплённая приказом (распоряжением), должностными инструкциями, за ответственным лицом | ||
| По регулярности | постоянный контроль (на работы, выполняемые по наряду-допуску) | Непосредственный руководитель работ | Выделенный участок, место работ согласно наряда-допуска | |
| периодический контроль | Непосредственный руководитель работ Начальник структурного подразделения Служба по охране труда, общественный инспектор, внутренний аудитор, назначенный приказом на проведение аудита | Цех, участок, строительный объект Структурное подразделение Все подразделения предприятия для службы по ОТ, конкретный участок общественного инспектора или согласно графика проведения внутренних аудитов | ||
| специальные проверки | Комиссия организации, назначенная приказом (распоряжением); мониторинг органами надзора и контроля | Конкретное структурное подразделение, цех, участок, строительный объект или полностью всё предприятие | ||
| По объёму контроля | местный контроль | Непосредственный руководитель работ, общественный инспектор, внутренний аудитор | Участок, цех, служба закреплённая приказом (распоряжением), должностными инструкциями, за ответственным лицом, либо согласно графика проведения аудита | |
| полный контроль | Руководитель структурного подразделения служба по охране труда органы сертификации, аудита, надзора и контроля | Структурное подразделение предприятия; предприятие в целом предприятие в целом | ||
| выборочный контроль | Руководитель структурного подразделения служба по охране труда, руководство предприятия органы сертификации, аудита, надзора и контроля | Структурное подразделение предприятия Структурное подразделение предприятия, предприятие в целом Структурное подразделение предприятия, выборочно в ходе проведения аудита или мониторинга | ||
| По отношению к времени реализации контролируемых решений и действий | предварительный контроль | Непосредственный руководитель работ, руководитель структурного подразделения, служба по охране труда, общественный инспектор | Цех, участок, строительный объект, линия в технологическом процессе | |
| текущий контроль | Непосредственный руководитель работ, руководитель структурного подразделения, служба по охране труда, общественный инспектор | Цех, участок, строительный объект, линия в технологическом процессе | ||
| последующий контроль | Непосредственный руководитель работ, руководитель структурного подразделения, служба по охране труда, общественный инспектор | Цех, участок, строительный объект, линия в технологическом процессе | ||
Связь контроля с функцией организовывания прослеживается в решении проблемы централизации – децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии предприятия.
Субъекты и объекты контроля (подразделения, участки, работники) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях, службах и должностных инструкциях.
Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера-Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля. Для того чтобы правильно организовать контроль на предприятии необходимо руководствоваться следующими принципами контроля (см. Таблицу 2).
Таблица 2
| Принцип контроля | |
| Принцип соответствия | Содержание, цели и задачи контроля должны соответствовать: · задачам проверяемого объекта, · задачам контролирующего органа. |
| Принцип системности | При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности объекта во взаимосвязи. |
| Принцип непрерывности | Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению. Мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. Необходим также контроль действий, предпринимаемых объектом контроля по устранению ранее выявленных нарушений. |
| Принцип объективности | Оценка деятельности объекта контроля и её результатов осуществляется только на основании соответствия проверенных фактов с требованиями законодательных и иных нормативных актов, регулирующих проверяемую деятельность. |
| Принцип независимости | Недопустимость положения, при котором субъект контроля при осуществлении контрольных мероприятий руководствуется какими-либо соображениями, кроме компетентного и добросовестного выполнения задач контроля. Запрет на какое бы то ни было силовое, материально или моральное воздействие на субъект контроля. |
| Принцип гласности (вытекает из принципа соответствия) | Результаты контроля должны быть обязательно доведены: · до объекта контроля, · до субъекта принятия решений по результатам контроля. |
| Принцип эффективности | Результаты контроля должны обеспечивать: · полноту выявления отклонений (фактического состояния условий труда и безопасности работника от требуемого), · своевременность выявления таких отклонений, · установление причин отклонений, · установление лиц, допустивших нарушения, · помощь в разработке профилактических мер. |
| Принцип научности | Контроль осуществляется путём применения научно обоснованных методов и приёмов. |
| Принцип плановости | Контроль должен осуществляться планово: · планируются мероприятия контроля определённого субъекта (контролирующего органа) на период времени, · планируется набор определённых контрольных действий в рамках мероприятия контроля, · контрольным действиям должно предшествовать предварительное изучение объекта контроля для достижения понимания его деятельности. |
| Принцип законности | Осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как предприятия в целом, так и его работников, а также других заинтересованных сторон. |
| Принцип ответственности | Нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля: · за соблюдение в процессе контроля законов и правовых актов, · за достоверность результатов контроля (так как на их основании принимаются решения, включая правовые). |
При обеспечении контролирующих функций необходимо четко помнить, что контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной. Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля. Разумный подход к организации контроля существенно поможет руководителю в обеспечении безопасности труда и оценке возникающих рисков.