Проведение аудита безопасности
Как и в случае с инспекциями по технике безопасности, детали аудита безопасности будут зависеть от того, какой деятельностью занимается предприятие. Вместе с тем, есть четыре основных шага, которые помогут вам понять и наметить, что следует сделать для вашего собственного аудита безопасности.
1. Осмотрите общую обстановку. Одна из первых вещей, которую сделает аудитор, – это осмотрит все рабочее пространство в целом, чтобы получить общее представление о том, что, возможно, потребуется устранить. Кроме рабочих мест следует проверить и места общего пользования, поскольку такие места, как автостоянки, комнаты отдыха и приёма пищи, также могут содержать опасности.
2. Проанализируйте рабочие процессы. После общего осмотра аудитор должен провести физический осмотр всех рабочих зон. Исследуются помещения, процедуры, люди и программы в поисках любых явных нарушений и потенциальных опасностей или проблем с безопасностью. Аудитор может фотографировать выявляемые проблемы, а также опрашивать сотрудников и руководство организации для получения более подробной информации.
3. Создайте отчет. После завершения проверки аудитор должен обобщить, что работает, а что нет в каждом отделе или области, указав приоритетность и серьезность различных проблем безопасности. Этот отчет также может включать отклонения от лучших практик в аналогичной отрасли и требований безопасности, которые не соблюдаются должным образом.
4. Дайте рекомендации. Как и при проведении инспекций по технике безопасности, ключевое значение имеют последующие рекомендации. Этот шаг не обязательно выполняется аудитором, но его рекомендации могут быть полезными. Опять же, именно здесь правильно будет определить корректирующие и предупреждающие действия, устраняющие существующие проблемы и предотвращающие потенциальные несчастные случаи в будущем.
Вышеуказанные действия по проведению аудита предпочтительны для организаций малого и среднего бизнеса. Но если в организации имеются структурные подразделения, филиалы и т.п. – рассмотрим все этапы внутреннего аудита для такой крупной организации:
- Разработка стандарта проведения аудита. В стандарте указывается порядок проведения проверки, форма отчета по итогам мероприятия, порядок устранения обнаруженных нарушений. Разрабатывается стандарт на неопределенный срок. При необходимости, его пересматривают. Хранится он вместе с прочей внутренней документацией.
- Определение предметов проверки. Можно выбрать несколько объектов, если это целевой аудит. Также может быть проведена проверка всех аспектов деятельности. Проверяться могут такие предметы, как наличие опасности здоровью сотрудников, наличие всей необходимой документации, готовность работников к аварийным ситуациям.
- Разработка программы аудита. Ответственность за разработку возложена на назначенную комиссию. Документ включает в себя следующие пункты: предмет проверки, ее цель, продолжительность мероприятия, лица, входящие в состав комиссии. Программ аудита может быть несколько.
- Издание приказа. Руководителю требуется издать приказ об осуществлении проверки. Составляется он по соответствующему образцу. Если проводится аудит в структурных подразделениях, о мероприятии нужно предупредить руководителя предприятия за 10 суток до его начала.
- Изучение всех требуемых документов. Аудитору нужно предоставить документацию, касающуюся охраны труда. В частности, на этом этапе анализируются внутренние акты, нормативные и правовые документы, технологические бумаги. Также понадобится разработать контрольные листы.
- Проведение проверки. На этом этапе выполняется сбор информации, проведение интервью с работниками, анализ собранных данных, наблюдение за деятельностью сотрудников. Нужно проверить, имеется ли на предприятии вся необходимая документация. Проверка проводится в рабочие часы. Если это невозможно в связи со спецификой работы, аудит осуществляется в нерабочее время. При этом должно быть соответствующий приказ руководителя.
- Составление итоговых документов. По результатам аудита составляется протокол несоответствия. В нем прописываются все обнаруженные при аудите несоответствия. Желательно указать значимость нарушения и его содержание. Составленный отчет предоставляется руководителю компании. Документ должен быть подготовлен в течение 7 дней. На его основании проводится дальнейшее устранение нарушений.
- Организация итогового собрания по результатам проверки. О результатах аудита требуется известить ответственных лиц. Желательно проинформировать их также о причинах нарушений. На этапе встречи определяются лица, которые будут заниматься устранением нарушений, а также сроки этого мероприятия.
- Устранение нарушений. Предположительное время ликвидации несоответствий – 30 дней. Этот срок продлевается при увеличенных объемах работы, необходимости в привлечении профессионалов или финансовых средств.
- Регистрация материалов проверки в реестре локальных аудитов. В реестр включается программа мероприятия, его график, итоговый отчет, контрольные листы.
Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет увеличить безопасность условий труда, снизить опасность травм, своевременно исправлять все нарушения, не допускать появления аварийных ситуаций. Внешний аудит осуществляется по похожему алгоритму.
Внешний аудит по охране труда
Основное отличие внутреннего от внешнего аудита заключается в том, что последний проводится сторонними независимыми компаниями. Руководителю компании требуется сначала найти организацию, занимающуюся соответствующей деятельностью. Затем с ней заключается гражданско-правовой договор. Услуги сторонней компании нужны для следующих целей:
- Проверки документации на соответствие требованиям закона.
- Подготовки компании к проверкам со стороны государственных органов.
Что выбрать: внутренний или внешний аудит? Внутреннюю проверку провести проще. Не придется доверять документы сторонним специалистам. Вместе с тем, внешний аудит обеспечивает большую объективность.
В свою очередь, хотелось бы отметить, что государственные органы в сфере надзора по охране труда должны предлагать организациям инструменты аудита, помогающие им оценить, насколько хорошо они реализуют свою программу обеспечения безопасности, выявить слабые места и сосредоточиться на постоянном совершенствовании.